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A incrível história da empresa que revolucionou a gestão de arquivos em Portugal

Paulo Veiga criou há 26 anos uma empresa de arquivo de documentação e revolucionou o sector em Portugal.
A empresa começou com 20 mil euros de investimento e hoje fatura seis milhões.

Ano de 1993. A era digital estava longe de ser uma realidade em Portugal. Redes sociais, startups, outsourcing ou networking ainda eram termos desconhecidos da maior parte dos portugueses. Mas foi exatamente neste ano que nasceu a ideia de criar uma empresa em Setúbal que desse o salto para o mundo digital e que pudesse facturar milhões. Uma ideia que acabou por transformar Paulo Veiga num empresário de sucesso.

Ainda finalista do curso de Economia do ISEG (Instituto Superior de Economia e Gestão), em Lisboa e depois de fazer um estágio em Madrid numa empresa de alumínios (INESPAL), que já desenvolvia outsourcing para a gestão de arquivos, o jovem empreendedor teve a ideia da sua vida. Lançar um modelo de negócio baseado no armazenamento de arquivos mortos das empresas, sector que na altura, simplesmente não existia em Portugal.

“Durante o estágio tropecei numa caixa, perguntei o que era e os espanhóis responderam-me que era de uma empresa que guardava os seus arquivos. É aí que ponho o dedo no ar e digo que gostava de fazer o mesmo em Portugal e assim foi”, conta à New in Setúbal o empresário, de 50 anos. 

O passo seguinte foi apresentar o plano ao CPIN — Centro Promotor de Inovação e Negócios, que deu luz verde para avançar. Aprovado o modelo nasceu a EAD — Empresa de Arquivo de Documentação, criada há 26 anos juntamente com dois colegas de curso de Paulo e um ex-professor.  

Paulo começou com apenas 20 mil euros de investimento e hoje fatura seis milhões. A EAD teve as suas primeiras instalações na antiga Quimiparque no Barreiro, atual Baía do Tejo. Desde 1997 que se mudou para o Parque Industrial Mata Lobos, em Palmela.

No final dos anos 80 com a explosão do setor imobiliário no País e a entrada em vigor da lei que alargou o período de conservação dos arquivos de cinco para dez anos aumentou o número de papéis e a necessidade do armazenamento dos arquivos pela EAD.

A partir de 2014, a empresa da Margem Sul voltou-se para o mercado internacional ao apresentar soluções mais inovadoras na área da transformação digital, como o Business Process Outsourcing. O BPO passa por fazer o outsourcing de processos de suporte, não guardando apenas o arquivo morto, mas organizando os documentos e extraindo os dados das faturas.

No fundo, os arquivos são transformados e convertidos através da tecnologia de dados, juntando-se ao processo uma solução end to end, ou seja, chave na mão. Cada cliente tem duas opções: enviar o documento por correio ou digitalmente.

Ao chegar à EAD, os dados sofrem um processo de desmaterialização, depois são devolvidos aos sistemas de negócio das empresas ou disponibilizados nas plataformas de gestão documental internas da EAD através de work-flows. Atualmente, a empresa tem centros em Palmela, Montijo, Caniço (Madeira) e Ribeira Grande (Açores).

Paulo Veiga foi um dos oradores da conferência sobre “Transformação Digital na Saúde” na feira tecnológica da E-Tech Portugal, que aconteceu entre os dias 10 e 11 de maio, no Cais 3 do Porto de Setúbal. À New in Setúbal, o empresário revelou algumas das conclusões. “Não há transformação digital na saúde porque a maturidade digital do Serviço Nacional de Saúde (SNS) e setor privado dos grandes grupos económicos é fraca, além do problema dos recursos humanos e liderança”, explica.

De acordo com o CEO a solução pode passar pela definição de um projeto de transformação digital com base num equilíbrio entre a tecnologia e as pessoas. Citando o autor John Green, Paulo resume o estado atual do setor. “O ser humano foi criado para ser amado e a tecnologia para ser usada. O problema é que amamos a tecnologia e usamos as pessoas”.  

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